효율적인 회의를 위한 회의 준비방법

직장에서는 매일같이 회의를 진행하게 되며, 회의는 업무에 필수적인 과정입니다. 그러나 회의가 효과적으로 운영되지 않아 시간을 낭비하거나 명확한 결론을 내지 못한 경험을 한 번쯤 해보셨을 텐데요. 어떻게 회의를 준비하면 시간낭비 없이 효율적인 회의를 운영할 수 있을지 살펴보겠습니다.

 

회의란 무엇이고 왜 필요한가?

회의는 여러 사람들이 모여서 의견을 교환하는 행위로 위키백과에서는 다음과 같이 정의하고 있습니다.

회의(會議, meeting)란 두 명 이상의 사람이 모여, 어떤 주제에 관해 논의를 하는 것, 또는 그 일을 하는 모임을 가리킨다.
(출처: 위키백과사전)

기업은 여러명이 하나의 조직을 이루어 개인의 한계를 넘는 범위의 일을 처리하는 집단이기 때문에 함께 일하기 위해서 구성원들이 모여 목표를 수립하고 그것을 달성할 수 있는 방법을 논의하는 과정이 필요하게 됩니다. 그 과정이 바로 회의인 것입니다. 

 

회의는 크게 의사결정을 위한 회의, 전문지식이나 기술을 습득하는 자문회의, 정보나 정책 등의 전달회의, 업무 진행상황의 점검을 위한 회의, 아이디어 개발회의 등으로 그 필요성에 의해 구분할 수 있습니다. 

 

이렇게 직장생활에서 필수적인 회의들이 과연 정말로 가치가 있는 것일까요?

 

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시간낭비라고 생각되는 회의

직장인 커뮤니티 플랫폼 리멤버가 직장인 600여 명을 대상으로 진행한 '직장 내 회의 문화'에 대한 설문에서 응답자의 69%는 불만족스러운 회의를 경험했다고 답했다고 합니다. 회의 문화에 불만이 가장 많은 직급은 과장, 차장급이었으며, 이 직급의 응답자 75%가 불만족스러운 회의를 경험한 적이 있다고 답했습니다. 

 

회의가 불만족스러운 이유는 '결론 없이 흐지부지 끝나서'라는 답변(27%)이 가장 많았고, '상급자 위주의 수직적인 회의라서(24%)', '인원 구성이나 진행이 비효율적이라서(17%)', '회의 목적이 불분명해서(17%)' 등의 순서로 나타났습니다. 

 

응답자들의 49%는 일주일 평균 1~2회 회의를 진행한다고 응답했는데, 이렇게 잦은 회의가 진행되면서도 회의 과정과 결과에 대한 만족도가 현저히 낮은 상황은 무언가 개선이 필요한 상황임은 틀림없어 보입니다. 

 

회의 (이미지출처: pixabay)

 

도서 '하버드 첫 강의 시관관리 수업'에서는 시간낭비라고 생각되는 회의는 다음과 같은 회의들이라고 이야기합니다.

1. 굳이 필요하지 않은 회의

2. 관계없는 내용이 언급되는 회의

3. 잡담 시간으로 변질된 회의

4. 정해진 시간을 초과한 회의

5. 한두 명의 관리자가 발언권을 독점한 회의

6. 안건에 대해 결정을 내리지 못하는 회의 또는 회의 참여를 떠넘겨 받은 인원들로 진행되는 회의

7. 구성원에게 주어지는 일이 해당 구성원 자신이 책임지기 어려운 내용의 회의

 

더 이상 구성원들이 회의를 시간낭비라고 여기지 않고 효과적으로 회의를 진행하기 위해서 무엇을 고려하고 어떻게 준비하는 것이 좋을까요?

 

효율적인 회의를 위한 고려사항

회의에서 기대한 바를 이루고 회의를 효율적으로 운영하기 위해서는 회의를 시작한 이후에 얼마나 잘 운영하는가 보다 회의를 개최하기 전에 사전에 고려하고 준비하는 과정이 필요합니다.

 

가장 먼저 해야 할 질문은 무엇일까요? 그것은 바로 '이 회의를 꼭 해야 하는지'에 대한 것입니다. 

이 회의를 꼭 해야 하는가?

어떤 회의들은 꼭 필요하지 않은데 열리거나, 참석하지 않아도 될 사람이 참석해서 비효율을 발생시키기 때문에 회의를 시작하기 전에 이 회의가 과연 필요한지를 먼저 고려해 보아야 할 것입니다. 

 

더불어 다음의 내용들을 함께 고려해야 할 것입니다. 

1. 이 회의를 열지 않으면 어떤 일이 발생할 것인가?
2. 이 회의를 열어야 하는 이유는 무엇인가?
3. 이 회의의 결과는 무엇일까?
4. 회의의 예상 소요시간은 어느 정도인가?
5. 회의 주최자는 누구인가?
6. 어떠한 진행 방식이 최적의 회의 진행방법인가?
7. 지금은 회의를 열기에 적합한 시기인가?

 

도서 '회의 없는 조직'에서는 회의를 준비할 때 고려해야 하는 사항으로 다음을 이야기합니다. 

1. 편안하고 자유롭게 회의를 이끌 수 있는 분위기
2. 회의를 열고자 하는 목적과 구체적 안건들의 특정안건이나 이슈별 회의의 시간 배분
3. 회의 참가자들에게 부여되어야 할 역할이 있는지의 여부
4. 회의 프로세스를 규율할 그라운드 룰(기본 규칙)과 같은 규정이 있는지의 여부
5. 회의에서 도출해야 할 의사 결정 및 그 방법
6. 회의에서 예상되는 갈등이나 긴장의 양상을 다룰 방법
7. 구체적이고 명확하게 회의를 기록할 방법
8. 액션 아이템(이행 사항)의 분배
9. 액션 아이템의 이행 방법 점검

 

결국 회의는 혼자 하는 것이 아니라 여러 명이 모여서 의견을 나누는 것입니다. 단지 의견을 나누는 것에서 끝나는 것이 아니라 명확한 결론을 내는 것이고 그 결론을 실행으로 옮기는 과정이라고 할 수 있습니다. 그를 위해 서전에 충분한 준비가 필요할 것입니다.

 

회의 준비방법

대부분의 회의는 권한을 가지고 있는 상위 리더가 소집하는 경우가 많은데, 이 때문에 오히려 그 준비가 부족한 경우가 발생할 수 있습니다. 매번 통상적으로 반복하는 회의가 시간낭비가 되지 않도록 회의를 주관하는 사람은 사전 준비를 충분히 한 뒤 회의를 소집해야 할 것입니다. 

 

회의를 진행하기 전에 준비해야 하는 내용들은 다양하지만 대체로 다음의 내용들을 준비하면 효과적인 회의를 진행하실 수 있을 것입니다. 

 

• 회의에 참여하는 사람들이 회의 주제와 자료를 검토할 수 있는 충분한 여유를 두고 회의 일정을 사전에 공지하기
• 회의의 명확한 목적과 결정할 사항, 의사결정을 위해 검토가 필요한 자료를 사전에 공유하기
• 회의에 꼭 필요한 참석자만 선별하여 소집하되, 회의주제 검토가 가능한 각 분야 담당자와 의사결정권자를 참석시키기
• 회의 시작 및 종료시간을 정해두고 회의를 진행하기
• 의견 발언에 부담이 없는 환경을 조성하여 충분히 논의하기
• 회의 진행은 논점에 맞게 진행하고 회의주제에서 벗어난 내용은 기록해 두고 다른 회의에서 다루기
• 의사결정 권한을 정리하고 명확한 결론 도출하기
• 회의결과를 기록하고 회의 참석자 및 유관부서에 배포하기
• 회의에서 결정된 사항이 실행되고 있는지 모니터링하고 피드백하기

위의 내용들을 참고하셔서 회의 준비를 하신다면 보다 효과적인 회의가 가능할 것입니다. 회의는 업무의 진행현황을 공유하고 새로운 아이디어를 제안하고 업무의 담당을 정하고 직원들이 열심히 일할 수 있도록 격려할 수도 있는 효과적인 자리입니다. 회의 준비를 통해 보다 효과적인 회의를 만들어 보시기 바랍니다.