비동기 커뮤니케이션(Asynchronous communication)뜻과 활용

최근 탄력적 근무시간제, 재택근무, 워케이션 등 다양한 업무방식들이 대두되고 있습니다. 일과 삶의 조화와 개인의 선호와 취향을 일에 반영하기 원하는 구성원의 니즈가 반영되고 있는데, 이렇게 다양한 업무환경에서 활용할 수 있는 비동기 커뮤니케이션(Asynchronous communication)의 뜻과 그 활용방법에 대하여 살펴보도록 하겠습니다. 

 

 

비동기 커뮤니케이션(Asynchronous communication)의 뜻

비동기 커뮤니케이션(Asynchronous communication)이란 실시간이 아닌 시간차를 두고 의사소통을 하는 것을 의미하는데, 즉시 답장이 오지 않을 것을 전제로 각자가 편한 시점에 메시지를 확인하고 주고받는 형태의 커뮤니케이션 방식을 말합니다.

 

비동기 커뮤니케이션이 낯설게 느껴질 수도 있지만 우리가 일반적으로 사용하는 이메일이나 메신저 들이 모두 즉각적인 응답이 아닌 시간 간격을 두고 소통이 이루어지는 비동기 커뮤니케이션 방법들입니다.

이러한 비동기 커뮤니케이션은 동기식 커뮤니케이션이 이루어지는 실시간 대면 대화, 전화통화 등과 대조적입니다.

 

비동기 커뮤니케이션 (출처:pixabay)

 

비동기 커뮤니케이션 확산의 배경

이러한 비동기 커뮤니케이션이 주목받고 확산되는 것에는 다음과 같은 업무환경의 변화가 배경이 되고 있습니다.

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1) 원격근무의 확산

코로나19 팬데믹 이후 대다수의 조직들이 원격근무와 하이브리드 근무를 경험하면서 최근에는 이러한 근무형태가 표준으로 자리 잡았습니다. 구성원들이 서로 다른 시간대나 지역에 흩어져 일하는 경우, 실시간 동기식 커뮤니케이션은 시간적 제약이 크기 때문에 비동기 커뮤니케이션이 필요해졌고 일반적으로 활용되고 있습니다.

 

2) 업무의 복잡성과 몰입의 필요성 증가

현대 업무는 단순한 작업보다는 지식노동자의 창의성과 깊은 사고가 필요한 복잡한 작업으로 변화하고 있습니다.
실시간 커뮤니케이션은 잦은 알림과 방해로 인해 집중력 저하를 유발 할 수 있기 때문에 비동기 방식의 커뮤니케이션을 통해 업무몰입의 시간을 확보하는 것이 중요해지고 있습니다. 

 

3) 디지털 도구와 기술 발전

이메일을 비롯한 다양한 메신저와 업무관리 프로그램들이 개발되면서 슬랙(Slack), 트렐로(Trello), 노션(Notion)과 같은 디지털 협업 도구는 비동기 소통을 효과적으로 지원할 수 있게 되었습니다. 이러한 기술발전을 통해 시간과 장소의 제약 없이 메시지를 기록하고 전달할 수 있는 환경이 조성되어 비동기 커뮤니케이션이 보다 활발해지고 있습니다.

 

4) 조직 문화와 일하는 방식의 변화

비동기 커뮤니케이션은 단순히 소통 방식의 변화가 아니라 조직 문화와 일하는 방식의 변화를 의미하기도 합니다.

최근 젊은 세대들은 전화보다 문자메시지를 선호하는 등 커뮤니케이션 방식의 선호도가 변화되고 있고, 직원들이 시간과 장소에 구애받지 않고 자율적으로 업무를 관리할 수 있는 환경이 더욱 대두되고 있습니다. 이러한 조직문화와 일하는 방식의 변화에 맞춰 비동기 커뮤니케이션은 주도적이고 유연한 업무 문화를 만들어 가는데 도움을 줄 수 있습니다.

 

비동기 커뮤니케이션의 장점과 단점

비동기 커뮤니케이션은 다양한 측면의 장점과 단점을 가지고 있는데 이를 잘 파악하여 효과적인 커뮤니케이션 수단으로 활용할 필요가 있습니다.

 

비동기 커뮤니케이션의 장점

(1) 유연한 시간 관리: 각자가 편한 시간에 업무를 처리할 수 있어 시간대가 다른 팀원들과도 효율적으로 협업할 수 있습니다. 특히 글로벌 조직 등 다른 지역이나 시간대에서 협업하는 조직들의 효율적인 협업이 가능합니다. 
(2) 업무 집중도 향상: 즉각적인 응답을 강요하지 않아 그 부담이 줄어들기 때문에 깊은 사고나 복잡한 작업에 몰입할 수 있는 시간이 늘어납니다. 이를통해 업무 집중도를 높이고 스트레스 관리를 할 수 있는 환경을 제공할 수 있습니다.  
(3) 명확한 문서화: 서면으로 소통하기 때문에 메시지가 기록으로 남아 지속적으로 참고하기 용이하며, 책임의 명확성과 업무의 투명성을 보장하여 효과적인 업무관리가 가능합니다.

 

비동기 커뮤니케이션의 단점

(1) 피드백의 지연: 즉각적인 응답이 어렵기 때문에 긴급한 상황에서는 대응이 늦어질 수 있습니다. 

(2) 소통의 정확성 저하: 실시간 소통을 통해 비언어적 요소를 주고 받고 전후의 맥락에 대한 전달이 부족하여 메시지가 의도와 다르게 해석되거나 오해의 소지가 있을 수 있습니다.

(3) 소속감 저하: 실시간 소통이 줄어들면서 업무 이외의 교류가 부족하여 조직 구성원사이의 소속감과 유대감이 약해질 수 있습니다.

 

비동기 커뮤니케이션의 활용

최근 다양한 업무툴과 방법을 활용하여 비동기 커뮤니케이션을 활용하는 조직이 늘어가고 있습니다.

특히 IT기반의 글로벌 기업들과 스타트업들은 다양한 프로젝트 관리 도구를 통하여 각자의 역할과 진행상황을 실시간으로 공유하고 관리하고 있습니다. 업무소통을 메신저를 기반으로 하고 프로젝트 관리도구를 통하여 업무를 관리하며 클라우드로 문서와 자료를 공유하고 있습니다. 

 

하지만 보다 효과적이고 명확한 커뮤니케이션과 소통을 위하여 커뮤니케이션 가이드라인을 수립하는 것도 중요합니다. 응답 시간, 메시지 형식 등의 기본적인 커뮤니케이션 기준과 규칙을 정하여 혼선을 방지하고 업무를 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다.

 

이렇게 비동기 커뮤니케이션은 단순히 소통 방식의 하나가 아니라, 글로벌화된 업무 환경과 복잡한 업무의 특성에 적합한 핵심적인 협업 방식으로 자리 잡고 있습니다. 이를 효과적으로 활용하면 업무 몰입도를 높이고, 팀워크를 강화하며, 더 나은 업무 결과를 도출할 수 있기 때문에 비동기 커뮤니케이션은 현대 업무환경에서 필수적인 방법론으로 활용되어야 할 필요가 있습니다.

 

앞서 살펴본 비동기 커뮤닠케이션의 의미와 배경, 그 장단점을 살펴보고 효과적으로 업무 소통과 관리가 될 수 있기를 바라며 포스팅을 마칩니다.