위임전결 규정 설계하기

여러분이 어쩌다 운명의 장난처럼 인사, 행정, 총무, 기획, 정책, 경영지원 등의 부서에 속해서 조직의 규범을 세팅해야 하는 안타까운 상황에 처했다면, 위임전결 규정을 설계해야 할지도 모릅니다. 위임전결 규정은 무엇이고 어떤 요소를 담아서 위임전결 규정을 만들어야 할지 감도 잡히지 않는 분들이 참고하실 수 있는 내용을 정리해 봅니다.

 

위임전결 규정 뜻과 의미

위임전결은 한자로 委任專決로 표기되는 단어로 그 뜻은 '기관의 장이 소관 사무의 일부를 소속 직원에게 위임하는 전결'을 의미합니다.

 

(이미지출처: pixabay)

 

'위임'과 '전결' 각각의 단어를 풀어서 살펴보면 그 의미를 보다 잘 이해할 수 있는데요.

'위임(委任)'은 어떤 일을 책임지워 맡긴다는 의미를 가지고 있고, 전결(專決)은 결정권자가 마음대로 결정하고 처리한다는 의미를 가지고 있습니다.

 

즉, 위임전결은 조직의 의사결정권을 가지고 있는 결정권자가 어떤 일의 일부 또는 전부의 결정권과 책임을 맡기는 것을 의미한다고 할 수 있습니다.

 

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위임전결 규정의 필요성

위임전결 규정이 필요한 이유는 무엇일까요?

가장 먼저 고려되는 필요성은 조직의 최고 의사결정권자가 조직에서 일어나는 모든 일에 관여하고 결정하는 것은 불가능하기 때문입니다. 조직을 효과적으로 운영하기 위해서 조직 내 직책을 만들어 구조화하고 업무의 중요도에 따라 각 직책자에게 권한과 책임을 부여하고 의사결정을 맡기는 과정이 필요한 것이죠. 아래의 내용들 역시 위임전결 규정의 필요성이라고 할 수 있습니다.

 

1. 신속한 의사결정

위임전결규정은 특정 권한과 책임을 명확히 분배하여 의사결정 과정의 시간을 단축하고 효율적으로 만들수 있습니다. 

이를 통해 빠르게 변하는 경영환경이나 일상적인 업무에 신속하게 대응할 수 있습니다.

 

더불어 각 부서나 직급별로 적절한 권한을 위임함으로써 직책자들의 업무 부담을 줄이고, 보다 효율적으로 업무를 처리하여 조직 전체의 생산성을 향상하는 데 도움을 줍니다.

 

2. R&R 명확화

규정을 통해 각 직급이나 부서의 책임과 권한이 명확하고 선명해지기 때문에 업무 혼선이나 책임 회피를 방지할 수 있습니다. 이는 조직 내 투명성과 책임감을 높이는 데 기여합니다.

 

3. 내부통제 및 일관적인 조직운영

위임전결규정은 조직 운영의 일관성을 유지하고 표준화된 절차를 마련하는 데 기여하고, 이를 통해 조직 내에서 일관된 기준에 따라 의사결정이 이루어지도록 도와줍니다. R&R(역할과 책임)의 명확한 분배는 내부 통제를 강화하고 부정행위나 오류를 방지하여 조직의 안정성을 높일 수 있습니다.

 

4. 중간관리자 육성 및 역량 강화

위임전결을 통해 중간관리자들에게 적절한 권한을 부여함으로써 책임감을 고취시키고, 이를 통해 직원들의 역량을 강화할 수 있습니다.

이는 구성원들이 성장할 수 있는 단계를 만들어 동기 부여와 직무 만족도를 높이는 데 기여합니다.

 

위임전결 규정 설계절차

위임전결 규정을 설계하는 절차는 다음과 같습니다. 물론 일반적인 사항들이기 때문에 각 조직의 특성에 따라 단계별로 고려해야할 추가요소들이 있을 수 있으니 참고 부탁드립니다.

 

1. 업무분류

조직내 필요한 업무들의 범주를 나누어 분류합니다. 이때 대분류 - 중분류 - 소분류 등과 같이 상위분류와 하위분류의 단계를 두어 정리하는 것이 효과적입니다.

 

예를 들어 인사관리 영역을 채용 - 정규직/계약직/인턴 등의 채용 - 서류심사 / 면접심사 등과 같이 업무의 범주에 따라 분류하는 것입니다.

비용집행의 경우 사업단위로 나누거나 금액으로 구분해 볼 수도 있습니다.

 

2. 결재라인 결정

업무분류가 정리되면 각각의 업무 분류에 따라 결재라인을 정해서 세팅합니다. 

주의해야 할 것은 결재라인을 지정할 때 너무 많은 결재자가 포함되면 책임소재가 불분명 해지고 의사결정의 비효율을 가져올 수도 있습니다. 명확하게 책임을 가진 사람이 결재를 할 수 있도록 결재라인을 설정해 주는 것이 중요합니다.

이를 통해 실무를 담당하는 사람이 충분한 권한과 책임을 가지고 일할 수 있도록 하고 불필요한 결재자를 제거해 주는 것이 좋습니다.

 

3. 공람 및 문서화

이렇게 각 업무분류별 결재자가 결정되었다면 이를 공람하여 권한 간 충돌이나 책임의 공백은 일어나지 않는지 점검합니다.

이후 최고 의사결정권자의 승인을 포함하여 공식적으로 확정하고 문서화하여 공지하고 운영하게 됩니다.

 

 

효과적인 위임전결 규정을 위하여

온라인에서 위임전결 규정을 살펴보면 공공조직이나 공기업들의 사례들이 제법 발견됩니다. 이는 공공의 조직일수록 규정과 규범이 명확하고 그를 통해 업무가 정리되고 처리되는 경우가 많기 때문입니다.

빠르게 변화하는 시장환경 속에서 급속도로 성장하는 테크 기반 스타트업이라면, 지나치게 경직된 위임전결 규정보다는 애자일(Agile)한 권한구조를 가지는 것이 보다 효과적일 수 있습니다.

 

이는 곧 위임전결 규정에는 그 조직의 조직문화가 담겨있다는 의미이기도 합니다.

얼마나 많은 위계를 거치도록 전결규정을 마련할 것인가는 얼마나 위계적인 조직을 만들 것인가와도 같은 의미라고 할 수 있습니다.

 

그러므로 조직문화를 고려하여 보다 효과적이고 조직에 적합한 방식의 위임전결 규정을 설계할 필요가 있겠습니다.

여러분들의 조직에 효과적인 규정이 마련될 수 있기를 바라봅니다.